STRATEGI IMPLEMENTASI TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK ORGANISASI.

I. Pendahuluan.

Pada dekade terakhir ini Perkembangan Teknologi Informasi atau Information Technology (disingkat IT) meningkat dengan pesat.  Pemanfaatannya dalam kehidupan masyarakat secara luas juga mengalami peningkatan yang sangat besar.  Berbagai kepentingan menjadi dasar pertimbangan, dari mulai hanya sebagai  life-style atau pelengkap sampai dengan menjadi perangkat dan sarana yang menempati posisi yang sangat penting dalam kehidupan (vital).  Hal ini bukan saja terjadi pada masing-masing individu masyarakat tetapi juga terjadi pada organisasi, instansi, pemerintah  secara luas.  Kebutuhan IT pada setiap  organisasi akan berbeda sesuai dengan intepretasi  dan visi yang akan diemban untuk dilakukan selanjutnya.

Dunia bisnis / usaha dalam bidang IT tentu saja mengalami imbas yang positif, berbagai perangkat IT untuk infrastruktur, service, maupun aplikasi, saat ini sangat  banyak tersedia di pasaran dalam berbagai bentuk  dan fungsinya. Tarik-menarik ”supply-demand” ini akan terus mempercepat perkembangan IT. Semakin beragamnya kebutuhan yang muncul di masyarakat  akan menyebabkan semakin bergam pula perangkat dan sarana yang dikembangkan untuk ditawarkan.

Kondisi ini menyebabkan banyaknya alternatif solusi IT yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan  kebijakan pengembangan organisasi.  Selain itu, berbagai aspek dalam organisasi akan mengalami  dampak dari kebijakan pemanfaatan IT. Diperlukan kajian yang matang untuk melakukan implementasi  IT agar tidak mengalami kegagalan yang hanya membuang dana investasi tetapi dapat memberikan manfaat yang optimal bagi organisasi.

II. Merumuskan Tujuan Implementasi Teknologi Informasi.

Implementasi IT dalam kegiatan organisasi bertujuan untuk memberikan dampak yang positif dan signifikan.  Pemanfaatan IT untuk mendukung kegiatan operasional suatu organisasi baik dalam  skala kecil maupun besar, juga mengalami perubahan. Jika awalnya cenderung ke masalah citra organisasi, maka saat ini IT menjadi kebutuhan mendasar dalam menghadapi era global atau  dan  Good Governance.  Sebagai contoh adalah pengembangan e-Government.

Para pengambil keputusan menjadi faktor yang paling dominan dalam kebijakan pengembangan IT di masing-masing organisasi. Pemahaman terhadap visi organisasi dan pengetahuan dalam visi IT dari pimpinan, saling terkait dalam menentukan jenis perangkat IT yang akan diimplementasikan untuk mendorong kemajuan organisasinya. Namun keputusan pilihan perangkat IT apapun yang diambil akan mengakibatkan terjadinya perubahan. Perubahan yang tejadi dalam organisasi bukan hanya dari segi effisiensi kerja tetapi juga mempengaruhi budaya kerja baik secara personal, antar unit, maupun keseluruhan organisasi. Banyak contoh yang menunjukan kegagalan implementasi IT lebih didominasi oleh faktor pengguna seperti : tidak cocok dengan budaya, etika, atau politis yang selama ini telah berjalan di organisasi, keterbatasan keahlian atau bahkan penolakan atas perubahan. Atas dasar  inilah pembahasan akan lebih berorientasi ke aspek  manusia.

III. Teknologi Informasi Dalam Organisasi.

Pemanfaatan IT dalam suatu organisasi yang  dimaksud dalam pembahasan ini mencakup aspek-aspek dalam tiap tahap kegiatan IT seperti terlihat pada gambar berikut. Di tiap aspek tersebut memiliki  resiko kegagalan sehingga diperlukan strategi  implementasi.

Memilih Jenis Teknologi Informasi.

Tujuan utama pada perencanaan adalah memilih jenis IT yang paling tepat untuk diimplementasikan. Pemilihan ditentukan oleh :

•  Visi dan Misi yang ingin dicapai.

•  Urgenitas fungsi.

•  Nilai Investasi yang dimiliki.

•  Pengetahuan teknologi.

•  Metoda pengembangan.

Setiap faktor memiliki dasar pertimbangan sendiri sehingga perlu ditentukan faktor yang lebih prioritas.

Alternatif metoda yang dapat digunakan adalah :

•  pengembangan khusus sesuai kebutuhan (tailor-made) baik secara mandiri ataupun  melibatkan pihak lain (out sourcing ).

•  pengadaan (purchase) perangkat yang ada di pasaran baik berupa paket ataupun integrasi  dari berbagai perangkat.

Metoda yang dipilih akan mempengaruhi strategi  implementasi di tahap-tahap selanjutnya setelah perencanaan.

IV. Dampak Dari Implementasi  IT.

Dampak dari implementasi teknologi informasi dari pengamatan di lapangan terlihat bahwa banyak organisasi yang memandang pengembangan IT hanya  sebagai suatu ”proyek” penyediaan sarana dan prasarana. Hal ini berakibat terhadap kesiapan  organisasi untuk memanfaatkan sistem secara optimal dan dampak perubahan yang ditimbulkannya dalam  berbagai aspek kegiatan. Sistem IT yang telah  dikembangkan dan diimplementasikan seakan-akan menjadi kurang bermanfaat.

Beberapa aspek dari dampak implementasi IT adalah:

•  Efisiensi waktu & biaya.

•  Kebutuhan perangkat & integrasi .

•  Availability & Keandalan

•  Kemampuan SDM

•  Budaya Kerja

Dampak positif yang secara umum diharapkan dari implementasi IT adalah terjadinya effisiensi waktu dan biaya yang secara jangka panjang akan memberikan keuntungan ekonomis yang sangat  tinggi. Oleh karena itu, pengoperasian secara optimal  merupakan perhatian utama. Dalam konteks ini, perlu dipertimbangkan bahwa hampir semua perangkat IT bersifat multi-fungsi sehingga dalam  pengembangan selanjutnya diupayakan terjadi integrasi perangkat.

Salah satu faktor yang akan sangat mempengaruhi optimalisasi pemanfaatan IT adalah ketersediaan  perangkat. Kebutuhan perangkat pada awal implementasi IT biasanya akan terus berkembang  sesuai dengan tingkat kemajuan organisasi. Faktor availability dan keandalan perangkat IT juga umumnya akan menjadi makin penting karena aspek ”ketergantungan” IT juga makin besar. Artinya  perlu terus dilakukan evaluasi kebutuhan perangkat.

Aspek lain yang perlu diperhatikan adalah kemampuan Sumber Daya Manusia dari organisasi  dalam mengoperasikan dan memelihara sistem agar dapat berfungsi optimal dan berkesinambungan.  Kemampuan dan keandalan sistem yang tinggi dalam jangka panjang menjadi kurang berpengaruh apabila kemampuan SDM di dalam organisasi tidak ditingkatkan. Terjadinya perubahan budaya kerja  baik secara individu, kerjasama kelompok, maupun keseluruhan organisasi juga menjadi aspek yang tidak kalah pentingnya.

Dari pembahasan aspek-aspek di atas dapat disimpulkan bahwa perlu disiapkan strategi untuk menerapkan sistem secara optimal ke semua bagian organisasi sejak tahap perencanaan.

V. Pengelolaan Administrasi.

Untuk mendapatkan gambaran yang lebih nyata tentang pengaruh dari aspek-aspek yang disebutkan  di atas, diperlihatkan pada kasus implementasi IT dalam pengelolaan administrasi perkantoran. Sistem  seperti ini akan melibatkan semua personal dalam organisasi yang dioperasikan secara rutin oleh staf  administrasi dan bagian IT. Diharapkan akan terjadi effisiensi proses administrasi yang signifikan dan  biaya rutin dengan adanya implementasi IT.

VI. Kebutuhan Perangkat .

Dengan mempertimbangkan kemudahan penggunaan dan pemanfaatan perangkat yang sudah tersedia, maka dikembangkan sistem yang berbasis Web sebagai aplikasi utamanya. Aplikasi seperti ini  membutuhkan dukungan perangkat layanan standar internet dan infrastruktur dalam operasional sistem.  Akibatnya dari satu sisi akan terlihat bahwa operasi sistem administrasi berbasis IT relatif lebih ”mahal’.  Namun dari sisi lain, kebutuhan perangkat tersebut  bersifat multi-fungsi sehingga akan dapat digunakan untuk mendukung sistem IT lainnya yang akan dikembangkan di organisasi. Data yang telah diolah oleh staf administrasi tentunya diperlukan oleh semua personal terutama pimpinan untuk mendukung kegiatannya. Makin cepat proses  tentunya akan sangat membantu mereka. Selanjutnya  ketersediaan media akses terhadap data administrasi  akan makin meningkatkan kecepatan proses.  Oleh  karena itu, faktor kemampuan staf administrasi,  perbaikan dari sistem administrasi, dan meningkatnya kesadaran dari personal lainnya secara bertahap akan  memperbesar ”volume” operasi sistem IT.  Pada  kondisi ini akan perlu dilakukan penambahan dan penyempurnaan perangkat untuk meningkatkan aspek

Availibility & Reliability” sistem karena tingkat  ”ketergantungan” organisasi makin tinggi.  Perkembangan selanjutnya yang akan terjadi adalah kebutuhan untuk menyediakan berbagai jenis layanan  lain untuk mengakses sistem dengan pertimbangan  kemudahan dan teknologi seperti : email, mobile device, dll. Tentunya kebutuhan tersebut dapat dipenuhi dengan konsekuensi terjadinya perluasan  sistem IT.

VII. Kebutuhan SDM  DiBidang Teknologi Informasi.

Operasi sistem administrasi konvensional hanya membutuhkan beberapa fungsi personal untuk mengelola yaitu : pusat pengolah administrasi dan staf di masing-masing unit untuk menerima dan mencatat data. Kebutuhan kemampuan dan jumlah SDM yang rendah akan dilihat sebagai effisiensi.

Sebaliknya, sistem administrasi berbasis IT selain  membutuhkan kemampuan pengelolaam administrasi, setidaknya juga akan memerlukan kemampuan operasi PC, LAN, pengelolaan server Web dan  Database. Kondisi ini sekilas memperlihatkan  “mahalnya” sistem termasuk kesulitan operasinya.

Dalam sistem IT, Pusat pengolah data administrasi memiliki 2 fungsi utama:

•  Pengolahan data, diantaranya adalah: data entry dan digitalisasi, misalnya  scan data, mengubah data  ke format pdf, dll.

•  aktivasi surat (menentukan klasifikasi dan mendistribusikan data)

Staf lain di masing-masing unit akan menerima data  dan ”menentukan” sendiri proses selanjutnya sesuai  dengan jenis dan sifat data. Kemampuan SDM yang makin tinggi dapat menyebabkan implementasi yang kurang lancar bahkan bukan tidak mungkin akan  menimbulkan penolakan. Jika dikaji lebih dalam, implementasi IT selain akan meningkatkan effisiensi kerja juga akan ”mereduksi”  jumlah SDM yang terlibat langsung tetapi perlu SDM lain untuk mendukungnya. Dengan peningkatan  kemampuan SDM akan terjadi effektivitas fungsi  SDM yang tinggi.

Di sisi lain, meningkatnya kesadaran personal lainnya terhadap manfaat sistem bagi dirinya dan kemudahan penggunaannya secara bertahap akan memberikan motivasi untuk meningkatkan kemampuan mereka.  Kondisi ini akan memudahkan bagi organisasi untuk meningkatkan kemampuan SDM secara menyeluruh.

VIII. STRATEGI IMPLEMENTASI .

1. Pertimbangan ekonomis .

Pertimbangan untung-rugi pada saat pemilihan perangkat IT yang akan diimplementasikan, menunjukan bahwa organisasi tersebut sudah siap untuk memanfaatkan IT secara optimal. Hal ini berarti bahwa organisasi tersebut tidak lagi berada dalam tingkatan ”latah” (contagion) sehingga kemungkinan  keberhasilan implementasi IT lebih besar. Nilai  ekonomis bukan saja dilihat dari investasi pengembangannya saja tetapi juga unsur manfaat dan keunggulan kompetitif.  Secara umum, pengadaan dan integrasi perangkat  memberikan keuntungan ekonomis lebih tinggi. Keuntungan ini perlu didukung dengan pertimbangan aspek kritikal & strategis IT organisasi serta antisipasi pada aspek Availibility & kemampuan SDM. Beberapa kriteria yang terkait adalah :

•  Ketergantungan yang tinggi pada pihak lain baik untuk aplikasi dan layanan yang vital,  operasi dan pemeliharaan perangkat lainnya, ataupun untuk pengembangan lanjut.

•  Keandalan dan fleksibiltas perangkat.

•  Kemudahan dalam implementasi .

•  Pengembangan SDM .

2. Pemberdayaan dan Pengembangan SDM.

Umumnya di tiap organisasi terdapat bagian yang  khusus menangani masalah IT.  Namun demikian, untuk menjamin agar sistem dapat diimplementasi dengan optimal dibutuhkan beberapa personal lain dari dalam organisasi pada semua tingkat kegiatan.  Personal dengan kualifikasi tertentu baik bagian IT maupun bagian lain perlu dilibatkan selain untuk memberi masukan juga untuk mempersiapkan mereka menghadapi perubahan. Keuntungan lainnya yang dapat diambil adalah ketergantungan organisasi  dan personilnya terhadap bagian IT karena kondisi ini bersifat kontra-produktif. Sebagai contoh dalam pemanfaatan IT untuk pengelolaan administrasi, personal yang menjalankan secara rutin proses administrasi konvensional (tata usaha atau kesekretariatan) sebaiknya dilibatkan sejak tahap perencanaan. Dengan pengetahuan yang  dimilikinya akan memberikan masukan yang berguna bagi pengambil kebijakan tentang ”keuntungan” yang dapat diperoleh dan apa yang terjadi nanti jika IT telah digunakan. Tentu saja masukan dari personal bagian IT akan menentukan kelayakan sistem yang akan digunakan.

Keterlibatan personal tata-usaha atau kesekretariatan dalam pengembangan sistem berbasis IT juga akan  memberikan pengaruh positif, baik untuk pilihan metoda ”tailor-made” ataupun metoda ”purchase”.  Pertimbangannya adalah masalah operasional rutin yang memang akan menjadi tugas mereka. Personal lain termasuk dari unsur pimpinan juga sebaiknya diikut-sertakan mengingat kegiatan administrasi pada dasarnya dilakukan oleh semua personal di organisasi. Semua personal yang terlibat ini berfungsi mewakili semua personal lainnya, dan dalam tim disebut sebagai ”Panel Pengguna”. Aspek  kemudahan dan keandalan sistem akan menjadi perhatian khusus bagi mereka.

Setelah sistem diimplementasikan, maka selanjutnya ada 3 (tiga) hal penting yang perlu diperhatikan :

A.  Beroperasinya semua perangkat sesuai  dengan spsesifikasi yang ditentukan saat  perencanaan dan perancangannya.

B.   Melakukan uji-coba penggunaan sistem IT  yang baru tsb. oleh Panel pengguna dan  personal bagian IT.

C.   Melakukan persiapan untuk memberlakukan pengoperasian sistem IT yang baru ke semua bagian organisasi. Termasuk di dalamnya adalah persiapan untuk pemeliharaan sistem.

Dalam kaitan inilah, sebaiknya sebelum tahap operasional sistem IT perlu ada tahap Alih-Kelola. Seringkali terjadi, kegagalan implementasi IT terjadi karena hanya memperhatikan point A di atas tanpa mengkaji lebih banyak untuk point B dan C di atas. Di lain pihak, kegiatan pada point A dan C di atas (termasuk dalam tahap Alih-Kelola) justru sangat terkait dengan aspek kemampuan SDM di organisasis. Pada tahap inilah dilakukan pembagian tugas  yang jelas dan rinci untuk semua personal yang terlibat di Panel Pengguna dan bagian IT.

Resiko kegagalan implementasi IT akan dapat ditekan. Faktor ketidak-cocokan budaya dan keterbatasan keahlian bahkan telah mulai diatasi pada tahap perencanaan. Peningkatan kemampuan SDM untuk pengoperasikan dan memelihara sistem dilakukan pada tahap ini karena terjadi interaksi langsung antar pengguna dan pengembang. Sisi positif lainnya dari tahap Alih-Kelola adalah menciptakan budaya kerja baru bagi semua personal yang terlibat sehingga dapat menjadi ”motor  penggerak” bagi personal lainnya di organisasi ybs.  Perlu diingat bahwa manusia memiliki sifat ”latah”  atau contagion. Secara rinci, beberapa fungsi yang akan dibutuhkan untuk mengoperasikan dan memelihara sistem IT dalam pengelolaan administrasi adalah sbb :

Personal yang terkait langsung dengan aplikasi, sbb :

•  Operator kesekretariatan

•  Pengelola Aplikasi

Personal pendukung operasi IT, sbb :

•  Pengelola jaringan (Network Adm.)

•  Pengelola sistem server / layanan terkait

•  Teknisi hardware.

•  Teknisi software.

Personal pengelola administrasi, sbb :

•  Pusat pengolah data administrasi

•  Office Manager

Pada tahap Alih-Kelola, kebijakan untuk melakukan  Trainning atau Recruitment harus ditentukan.

3. Tahap Pengoperasian .

Pengoperasian sistem oleh semua pihak terkait secara  intensif tentunya merupakan sasaran yang diinginkan  dari implementasi IT. Namun demikian dalam  kenyataannya banyak sistem IT dalam organisasi  yang beroperasi kurang optimal karena kurangnya  kesadaran dan partisipasi semua personal. Dalam hal  ini dibutuhkan persiapan yang matang setelah tahap  Alih-Kelola untuk ”menularkan” ke semua personal.

Terdapat 3 langkah kegiatan yang dapat dilakukan yaitu :

1).  Sosialisasi ke semua personal.

Pemberitahuan dan pengenalan sistem yang akan diimplementasikan telah mulai dilakukan  pada tahap Alih-Kelola dan lebih intensif lagi  di tahap ini. Fungsi dan manfaat sistem adalah  fokus dalam sosialiasi yang disebarluaskan dengan berbagai cara seperti : pemberitahuan via surat, pengumuman, edaran, penjelasan  dalam rapat-rapat atau meeting, presentasi dan demo, dll

2).  Instruksi bersifat “Top-down”.

Pada dasarnya manusia memiliki sifat resisten  terhadap perubahan. Terlebih lagi di dalam  pekerjaan, hal-hal yang telah rutin dilakukan akan sulit untuk diubah. Dibutuhkan upaya ekstra untuk “memaksa” semua personal dalam organisasi menggunakan sistem IT yang dikembangkan. Perlu dukungan dari ”atas”  untuk itu bahkan untuk membiasakan penggunaan layanan yang umum seperti: email, web, file management, dll. Pemberian seminar atau pelatihan internal dan pengiriman edaran, perintah, atau dokumen lain via sistem baru dapat menjadi pertimbangan.

3).  Monitoring & Evaluasi .

Hal lain yang tidak kalah penting adalah “mengukur” aktivitas operasi dan feedback untuk dilakukan penyempurnaan. Kegiatan ini  terutama perlu dilakukan secara intensif di masa awal tahap operasi karena terkait  langsung dengan point 2. di atas. Diupayakan agar semua personal yang terlibat memberikan ”laporan” atau konfirmasi dan catatan terhadap penggunaan sistem.

Terlihat bahwa dalam ketiga kegiatan di atas, faktor pimpinan organisasi tetap memegang peranan yang sangat vital.  Dukungan maksimal dari pimpinan akan sangat menentukan waktu dan tingkat keberhasilan implementasi IT.

Sebagai bagian akhir dari penyampaian ini, hal – hal yang perlu ditegaskan lagi adalah bahwa  Strategi implementasi harus mulai dipertimbangkan sejak tahap perencanaan, kemudian peningkatan kemampuan SDM harus dilakukan secara terus menerus mengikuti perkembangan teknologi, Keterlibatan personal lain di luar personal bagian IT akan mempengaruhi keberhasilan implementasi IT. Perlu dilakukan tahap Alih-Kelola pada setiap implementasi sistem IT baru yang didukung dari  top management menjadi faktor penting untuk mempercepat tahap  pengoperasian dan effisiensi pemeliharaan sistem.

Daftar Pustaka.

Jogiyanto HM, “Sistem Teknologi Informasi”, Penerbit Andi, Yogyakarta, 2003.

Richardus Eko Indrajit, “Tata Kelola Manajemen Teknologi Informasi”,

http://www.blogster.com/artikelekoindrajit/tata-kelola-manajemen-teknologi-informasi

Richardus Eko Indrajit, “Electronic Government”, Penerbit Andi, Yogyakarta, 2002.

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s